Ablage mit System

In unzähligen verschiedenen Unternehmen gleicht die Ablage der richtigen Unterlagen einem einzigen riesigen Chaos. Regelmäßig schlagen die Steuerberater die Hände über dem Kopf zusammen, wenn ihnen einmal monatlich, oder schlimmer noch, einmal im Jahr ein Sammelsurium an Schuhkartons vor die Füße gestellt und als „unsere Buchhaltung, bitte sehr“ bezeichnet wird. Doch warum schaffen es so viele Unternehmen nicht, ihre Unterlagen einfach und sauber zu sortieren und zu ordnen? Ist das Ganze wirklich so problematisch, wie gedacht?

Im Grunde genommen kann man seine Unterlagen problemlos ordnen, man braucht nur eine Ablage mit System. Dazu gehört, dass man sich erst einmal ein paar Ordner besorgt, denn in Schuhkartons findet man sicher keinerlei Unterlagen wieder, geschweige denn macht man sich die Mühe der Suche überhaupt. Mit einigen wenigen Handgriffen, wer es sich selbst nicht zutraut, kann sich vom Profi, dem örtlichen Büroservice helfen lassen, ist ein simples, aber funktionierendes System aufgebaut.

Ein Ordner wird ausschließlich den Rechnungen gewidmet. Mit Hilfe von Trennblättern kann man diesen unterteilen in eine Abteilung für sämtliche Ein- und eine Abteilung für sämtliche Ausgangsrechnungen. Hier werden jeweils die Originale der Rechnungen abgeheftet und können so binnen weniger Minuten vom Steuerberater überprüft und verbucht werden. Ein zweiter Ordner ist das neue Heim für sämtliche Kontoauszüge und Kassenbelege. Auf den Kontoauszügen wird schnell ersichtlich, welche Rechnungen bezahlt wurden, deren Kopie heftet man einfach hinter den entsprechenden Kontoauszug und kann auch hier sämtliche Unterlagen mit einem Griff wieder finden.

Für diverse Geschäftsbriefe, Verträge und Versicherungen gilt es, dann entsprechend obigem Schema weitere Ordner anzulegen. Man kann hier zwischen der chronologischen Ordnung der Unterlagen wählen oder der Ordnung nach Kunden bzw. Geschäftspartnern. Letztere Variante ist mitunter sogar sinnvoller, da ein Ordner den gesamten Schriftverkehr und die Verträge mit einem bestimmten Geschäftspartner aufnimmt und die vollständige Korrespondenz mit einem Griff zur Stelle ist.

Des Weiteren sollten entsprechende Ordner auch für die privaten Unterlagen angelegt werden. Gerade bei inhabergeführten Unternehmen, die oft als Einzelunternehmen tätig sind, gelten die privaten Einnahmen und Ausgaben ebenso als wichtig, wie die geschäftlichen Geldein- und -ausgänge, geht es um die Steuer. Um eine ausreichende Trennung von Geschäfts- und Privatkonten, Einnahmen und Ausgaben zu erhalten, ist es ratsam, diese Unterlagen in getrennten Ordnern aufzubewahren. Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Altersvorsorge gelegt werden. Denn hier gilt, dass die Unterlagen nicht nur steuerlich eine hohe Relevanz haben, sondern auch in 20, 30, 40 und mehr Jahren schnell wieder gefunden werden müssen.

Doch nach einigen Jahren wird der Platz im Büro kaum noch ausreichen, um die gesammelten betrieblichen Unterlagen dort zu lagern. In diesen Fällen eignen sich Archivboxen aus dem Schreibwarenhandel. Diese können Platz sparend aufgestellt und ordentlich beschriftet werden, sodass auch die Korrespondenz von vor fünf Jahren mühelos wieder gefunden werden kann. Die Lagerung kann in Fertiggaragen erfolgen, in speziell angemieteten Räumen, die als Archiv dienen oder ähnlichem. Hier hat man die Qual der Wahl, denn es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wo Geschäftspapiere aufbewahrt werden müssen.

Wer es sich noch einfacher machen möchte, kann auch auf die elektronische Archivierung zurück greifen. Damit diese jedoch gesetzeskonform ist, sollte man auf spezielle Programme setzen, die für kleinere Unternehmen oft deutlich zu hoch im Preis liegen. Dennoch sollte man die Unterlagen in Papierform nicht entsorgen, bevor man nicht zumindest überprüft hat, ob die elektronische Sicherung für das eigene Unternehmen, die man plant, tatsächlich gesetzlich möglich ist. Doch auch hier kann ein einfaches Nachfragen beim Steuerberater oder dem örtlichen Büroservice häufig schon ausreichen. Schließlich müssen sich die hier tätigen Personen Tag für Tag aufs Neue mit diesem leidigen Thema befassen. Deshalb wissen diese Stellen auch am ehesten Bescheid, welche Möglichkeiten es gibt, mit wenig Platz möglichst viele Unterlagen dauerhaft zugänglich zu halten.